Regulamin ochrony danych

Szanowni Państwo,

bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejszy Regulamin służy poinformowaniu klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO).

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Państwa Danych jest LUPIDO POLAND SP. Z O.O. z siedzibą w Krakowie, ul. Szlak 77/222 (dalej Administrator Danych lub Spółka).

Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i postanowieniami zawartymi w umowach. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Państwo zasięgnąć bezpośrednio u Administratora Danych, kontaktując się listownie na adres podany jako adres siedziby Spółki.

Bezpieczeństwo danych

W celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych osobowych Spółka dokonuje okresowej, adekwatnej do skali i charakteru prowadzonej działalności, oceny ryzyk związanych z ich przetwarzaniem. Analiza ta uwzględnia zakres przetwarzanych danych oraz możliwe zagrożenia dla praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Spółka stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, dostosowane do charakteru prowadzonej działalności oraz skali przetwarzania danych. Część procesów pomocniczych (księgowe, kadrowe, IT) realizowana jest przez wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne, które przetwarzają dane na podstawie zawartych umów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zbiorach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG1), za wyjątkiem przypadków, w których wyrażą Państwo zgodę na takie przekazanie (np. w przypadku prowadzenia przez nas badań klinicznych na zlecenie podmiotów spoza EOG)

Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

1) zasada legalności – dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

2) zasada przejrzystości — dane osobowe są przetwarzane w sposób rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („transparentność’”),

3) zasada minimalizacji przetwarzanych danych - dane są przetwarzane wyłącznie w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji poszczególnych celów,

4) zasada prawidłowości — Spółka dba o prawidłowość przetwarzanych danych i w tym celu podejmuje wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe (biorąc pod uwagę cel ich przetwarzania) zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane,

5) zasada czasowości — dane osobowe są przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji poszczególnych celów przetwarzania,

6) zasada integralności i poufności — przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed ich niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem – za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,

7) zasada rozliczalności – Spółka jest odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów regulujących ochronę danych osobowych i w tym zakresie jest zobowiązana wykazać ich przestrzeganie,

Kategorie zbieranych danych osobowych

Informujemy, że w związku z aktualnie prowadzoną przez Spółkę działalnością, przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) następujące kategorie Państwa danych osobowych:

Dane osobowe właścicieli zwierząt

Dane te przetwarzamy w celu realizacji usług związanych z procesem leczenia zwierząt i przeprowadzania niezbędnych badań i przechowujemy przez okres 5 lat od momentu zakończenia świadczenia.

Dane osobowe pracowników Spółki

Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. kodeks pracy, które to przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez Spółkę danych w wymaganym okresie – do 50 lat. Pozyskując odpowiednią zgodę, Spółka może również wykorzystywać wizerunek pracowników do promowania swoich usług. Z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia pracowników, dane te możemy również przetwarzać w ramach prowadzonego monitoringu: wizyjnego, połączeń telefonicznych, powierzonego sprzętu (systemów IT) w czasie trwania stosunku pracy i dochodzenia roszczeń po ustaniu tego stosunku.

Dane aplikacyjne kandydatów do pracy

Dane te przetwarzamy w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody na dokumencie aplikacyjnym, przez okres 12 miesięcy od momentu ich zebrania. W przypadku wyrażonej zgody na wykorzystywane danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą przechowywane do czasu odwołania zgody, ale nie dłużej niż przez okres 24 miesięcy od daty wyrażenia zgody.

Dane osobowe kontrahentów oraz podmiotów współpracujących

Dane te przetwarzamy w celu świadczenia usług dla klientów (pacjentów), na podstawie umowy i w zakresie czynności w niej określonych. Dane osobowe kontrahentów i osób współpracujących przetwarzamy zgodnie z przepisami prawa (np. na podstawie ustawy o rachunkowości) przez okres 5 lat, a następnie w celu obrony roszczeń (w tym przedawnień roszczeń) z tytułu postępowania administracyjnego, cywilnego, karnego i sądowego.

Dane osób zainteresowanych współpracą ze Spółką

Dane te przetwarzamy w celu nawiązywania współpracy z nowymi klientami, na wniosek osób zainteresowanych naszą ofertą, wyłącznie przez okres trwania negocjacji i rozmów handlowych. Wszelkie dane w tym zakresie posiadamy wyłącznie za Państwa zgodą oraz w podanym przez Państwa zakresie.

Dane osobowe osób obecnych na monitoringu wizyjnym

Z uwagi na potrzebę zapewnienia Państwu bezpieczeństwa oraz ochrony mienia Spółki, nasze placówki są objęte monitoringiem wizyjnym, w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Dane te przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych gości, pacjentów i personelu oraz w celu ochrony mienia, i przetwarzamy przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące, po upływie którego dane są usuwane. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin przechowywania nagrania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Ponadto z uwagi na potrzebę zapewnienia obserwacji pacjenta w trakcie procesu leczenia (Ustawa o działalności leczniczej, Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą) w salach intensywnego nadzoru, izolatkach, salach pooperacyjnych stosuje się monitoring wizyjny bez nagrywania obrazu i dźwięku

Dane wnioskodawców

Dane te pozyskujemy na podstawie pisemnych skarg i wniosków. Dane przetwarzane są wyłącznie w celu obsługi Państwa wniosków zgodnie z przepisami oraz następnie przez okres przedawnienia roszczeń i do momentu zakończenia postępowań administracyjnych, cywilnych, egzekucyjnych, karnych i sądowych w zależności od charakteru wniesionej skargi.

Dane sygnalistów

Z uwagi na przepisy prawne możemy przetwarzać dane osobowe osób zgłaszających naruszenie prawa (tzw. Sygnalistów). Dane te pozyskujemy na podstawie dokonanych zgłoszeń i przetwarzamy wyłącznie w celu obsługi dokonanego zgłoszenia, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W przypadku gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo nie jesteśmy w stanie zidentyfikować osoby zgłaszającej.

Dane osób podanych przez sygnalistę w zgłoszeniu

Wszelkie dane osobowe w tym zakresie posiadamy wyłącznie na podstawie zgłoszenia dokonanego przez Sygnalistę. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Odbiorcami danych mogą być organy publiczne właściwe do podjęcia działań następczych oraz podmioty świadczące usługi prawne.

Dane osób, które wyraziły zgodę na korzystanie z ich wizerunku

Dane te przetwarzamy wtedy, gdy wyrażą Państwo na to odpowiednią zgodę. Dane te możemy przetwarzać w celu prowadzenia akcji promocyjnych, które każdorazowo zostaną opisane w udzielanej przez Państwa zgodzie. Dane te przetwarzamy z wykorzystaniem mediów określonych w zgodzie (nasza strona internetowa, portale społecznościowe) do czasu zakończenia danej akcji lub wycofania przez Państwa zgody. Przedmiotowa zgoda określa również rodzaj przetwarzanych danych. Odbiorcą Państwa danych dotyczących wizerunku będą osoby uczestniczące w akcjach promocyjnych oraz osoby odwiedzające naszą stronę internetową oraz nasze strony w serwisach społecznościowych

Inne dane powierzone nam w celu realizacji umów o współpracy

W naszych zasobach znajdują się również dane osobowe, w stosunku do których nasza Spółka nie jest Administratorem Danych, ale jako podwykonawcy realizujemy na nich różne zadania związane z wykonaniem ciążących na nas obowiązków i umów. Dane te przetwarzamy przez okres obowiązywania umów oraz w celu obrony roszczeń z tytułu postępowań cywilnych, administracyjnych, karnych i sądowych.

Zgoda na przetwarzanie danych

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być wyrażona w sposób dobrowolny, świadomy i jednoznaczny. Zgoda na przetwarzanie danych może być odwołana w każdej chwili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

podmiotom świadczącym Spółce usługi z zakresu utrzymania i serwisowania sprzętu,
podmiotom świadczącym usługi prawne,
podmiotom świadczącym usługi public relations,
innym podmiotom wspierającym Administratora w prowadzonej działalności, z którymi AD ma podpisane umowy powierzenia
podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
innym osobom świadczącym w Spółce usługi niezbędne do realizacji celów wskazanych powyżej.

Jako Administrator Danych dokładamy wszelkich starań, aby posiadany zakres Państwa danych był poprawny, aktualny oraz stanowił niezbędne minimum potrzebne do realizacji celów Spółki.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Posiadają Państwo, na każdym etapie przetwarzania danych przez Spółkę, prawo do:

dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez naszą Spółkę danych oraz do uzyskania kopii tych danych,
sprostowania swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
całkowitego usunięcia swoich danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do realizacji tego prawa;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody), jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do realizacji tego prawa;
ograniczenia przetwarzania danych osobowych, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do realizacji tego prawa;
przeniesienia danych do innego administratora danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

W celu skorzystania z praw wskazanych powyżej należy skontaktować się z administratorem lub z inspektorem ochrony danych, którego dane kontaktowe podane zostały w początkowej części Regulaminu. Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przypominamy, że możliwość realizacji określonego prawa może zależeć od stosowanej podstawy prawnej do określonego celu, w jakim przetwarzane są Państwa dane, w szczególności, czy przetwarzanie danych nie wynika wykonania umowy lub usługi. Zapewniamy, że jako administrator danych, dokładamy wszelkich starań, aby Państwa wnioski były realizowane bez zbędnej zwłoki. Maksymalny termin rozpatrywania wniosku wynosi 2 tygodnie od momentu otrzymania wniosku, natomiast z uwagi na charakter wniosku może istnieć możliwość niedotrzymania tego terminu. Jeżeli taka sytuacja wystąpi to zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu, o przyczynach z nim związanych oraz o nowym terminie załatwienia sprawy. W przypadku, gdy nie będzie możliwości przyjęcia i rozpatrzenia Państwa wniosku, również zostaną o tym Państwo poinformowani.

Pragniemy również poinformować, że w celu zapewnienia Państwu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w zakresie przekazywanych informacji w sytuacji, gdy nie będziemy w stanie Państwa odpowiednio zidentyfikować i upoważnić do odbioru danych, zastrzegamy prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji. O tym fakcie również zostaną Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, jako Administrator Danych, dokonamy bezpośredniego przeniesienia Państwa danych do wskazanego przez Państwa we wniosku administratora w przypadku, jeżeli będzie istniała techniczna możliwość przekazania tych danych. Jeżeli nie będzie takiej możliwości to zapewniamy, że poinformujemy Państwa o tej decyzji.

Dodatkowe informacje

Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Podanie przez Państwa danych osobowych nie jest obowiązkowe, ale może być konieczne dla realizacji na Państwa rzecz usług przez Spółkę (np. w celu udzielania świadczeń zdrowotnych). Za każdym razem będziemy informować o takich okolicznościach.

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym decyzji opartych na profilowaniu.

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 02.01.2026 roku i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO.

W celu ciągłej poprawy świadczonych Państwu usług oraz w poszanowaniu przysługujących Państwu praw i prywatności, zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie. W przypadku dokonania zmian, Regulamin będzie opublikowany z nową datą obowiązywania.